Modèle de convention portant avance sur salaire

Si un employé démissionne ou est résilié avant de rembourser son avance de paie, HR est responsable de la conclusion d`un nouvel accord avec l`employé ou la déduction de la totalité du montant restant du chèque de paie final. Toute exigence légale pertinente (nationale ou locale) doit être respectée. Dans la plupart des États, y compris au Texas, les employeurs ne peuvent pas faire de déductions sur le salaire d`un employé autre que les impôts sur les salaires sans consentement préalable. Pour cette raison, un employeur qui fournit une avance de paie ne peut pas récupérer l`avance directement à partir du chèque de paie d`un employé sans un accord écrit, même dans les cas où les retenues salariales futures ont été implicites par l`avance. Les autres cas dans lesquels les employés doivent fournir un consentement écrit préalable pour les retenues de salaire non fiscales comprennent les déductions faites pour les cotisations syndicales, les plans de santé ou les fonds de retraite. Avant qu`un employeur fournisse à un travailleur une avance sur la paie, l`employé doit soumettre un formulaire d`avance de paie qui autorise expressément à retenir les salaires d`une paie future. Un accord peut être un formulaire standard ou une lettre soumise par l`employé, et devrait indiquer le montant à fournir à l`avance, ainsi que fournir l`autorisation de retenir le salaire d`un futur, chèque de paie spécifique. L`accord devrait également inclure des dispositions de retenir le solde du chèque de paye final de l`employé s`il quitte ou est résilié avant de rembourser le prêt. L`employé et l`employeur doivent signer et dater l`accord, qui doit être conservé avec les registres des salaires du travailleur. Que votre entreprise fournisse des avances sur les chèques de paie des employés est une question de politique. Bien que de nombreux employeurs fournissent des avances aux employés admissibles, beaucoup de règles établies pour empêcher l`abus du système, tels que limiter le nombre de fois qu`un travailleur peut prendre une avance dans un an ou plafonnement le montant total des salaires anticipés qu`un travailleur peut recevoir.

Indépendamment des politiques de l`entreprise sur les avances, les employeurs doivent toujours obliger les employés à accepter les conditions d`avance et de remboursement par écrit avant de l`émettre. Si un employé dépose une plainte au sujet de retenues salariales illégales au ministère du travail après le remboursement d`une avance, il incombe à l`employeur de prouver qu`il a fait une déduction légale. Pour cette raison, une documentation telle qu`un accord préalable est nécessaire pour protéger un employeur si un travailleur allègue des retenues salariales incorrectes. La Texas Workforce Commission recommande aux employeurs de déterminer les exigences nécessaires pour créer un billet à ordre juridiquement contraignant et d`élaborer des ententes préalables pour respecter ces normes. Lorsque les travailleurs acceptent les retenues salariales futures dans le cadre d`un système de remboursement des prêts à l`avance, leur rémunération totale peut être inférieure aux exigences minimales de salaire horaire et aux exigences salariales en heures supplémentaires dictées par la Loi sur les normes de travail équitables. Si les paiements d`intérêts et les frais administratifs font partie de l`accord préalable, ils ne peuvent pas être évalués de sorte qu`ils réduisent les gains réels de l`employé en deçà des normes fédérales de salaire minimum et d`heures supplémentaires, selon le département des opérations sur le terrain du ministère américain du travail Manuel. Ces conditions s`appliquent à tous les employés admissibles sans discrimination à l`égard des caractéristiques, du rang ou de la position protégés. Si la demande est refusée, le [gestionnaire/HR] doit en informer l`employé dans un délai d`un jour ouvrable.

Nous ne facturerons aucun frais d`administration ni aucun intérêt. Cette politique s`applique à tous nos employés permanents à temps plein ou à temps partiel, quel que soit leur poste.